Referat af Ledelsesmøde d. 19.02.09
Dagsorden:
Valg af referent
Opfølgning på sidste referat
Gennemgang aktivitetsplan
Formanden m. økonomi, regnskab 2008, budget 2009
Rapportering fra udvalgene
Eventuelt
Fra nu af begrænses referatet mest muligt og får form af et rent beslutningsreferat. Aktivitets-
planen er styrende for gennemførelsen af det vedtagne.
1. Valg af referent
Klaus blev valgt.
2. Opfølgning på sidste referat
Klubbens 20 års fødselsdag skal indgå i aktivitetsplanen – Steen afsætter et beløb i budgettet.
3. Gennemgang af aktivitetsplan
Skoleferieaktivitet – vi afventer kommunens henvendelse.
ændring af skilte i forbindelse med navneskiftet – Klaus sætter tryk på kommunen.
Tilmelding til DGI holdkampe 2009 – Torben Laulund Hansen har meldt sig som holdleder – Klaus
rykker DGI.
Hvirvelvind/samspilskoncept omfatter 2 punkter:
Vi skal have ændret regulativet der omhandler fællesspil tidspunkterne så de officielt er lørdage/søndage 10 – 12, onsdage 17 – 19.
Formål & Form – en længere drøftelse af de udfordringer det er at få alle til at føle sig
vel tilpas ved den form fællesspillet afvikles på mundede ud i at Klaus forsøger at formulere en ”hensigtserklæring” som alle kan bakke op om.
Fundraising – Steen har ansøgt Johannes Fog Fonden om en fejemaskine.
Medlemsadministrationsprogram – Lars har studeret programmet og vurderer det som OK.
Vi skal have igangsat programmet i stedet for vores nuværende regnearksadministration.
Camilla har meldt sig som ansvarlig for vedligeholdelsen af data når de en gang er lagt ind.
(Sonja har også meldt sig til at hjælpe med den løbende vedligeholdelse af systemet). Implementeringsgruppe: Camilla, Steen, Lars, Katrine.
Bygværk ved drænrør i ”sø” – indtil videre står Jan og Per som ansvarlige, vi skal have et budget.
Vi bør tage en snak med kommunen om udførelsen.
Tilskudsregler – Steen, ja vi får det vi skal have for såvel unge som gamle – punktet slettet.
Drift/investeringsplan til kommunen (økonomipakke?) – Den nedsatte gruppe Steen, Poul, Lars,
Klaus har indleveret oplægget – bekræftelse på modtagelsen modtaget fra kommunen.
Vask/bordplade køkken – vedligeholdelsesdag foråret.
Vintertræningstilbud – kommer fra Camilla marts.
En eventuel artikel til DGO udarbejdes af Poul/Klaus.
Rundforbi Tennishal, efter endnu en afvisning fra hallens bestyrelse ligger sagen nu hos kommunen.
Vedtægter, regulativer og reglementer – opdatering af vedtægterne vil komme som en samlet pakke. Regulativer og reglementer tager Klaus hul på.
Tenniscamp 2009 – Vi er tilmeldt – arrangementet gennemføres uge 32 ”Tenniscamp” står for
hele forløbet fra planlægning, markedsføring til gennemførelsen – Camilla er tovholder.
4. Formanden m. økonomi, regnskab 2008, budget 2009
Regnskab & økonomi
Steen Larsen, Katrine Rasmussen
årsregnskab 2008 fremlagt med overskud på kr. 12,-. Meget bedre end forventet ved sidste møde.
Vi har satset meget på juniortræningen i 2008.
Vi har endnu engang overrasket positivt på medlemssiden. Især på vintersiden – en vigtig øvelse
i forbindelse med den ny sæson, bliver at konvertere flest mulige vintermedlemmer til helårs.
Der er også en administrativ udfordring i at inddrive nøgler fra vintermedlemmerne til sæsonen.
Budget 2009, det i planen til kommunen fremlagte budget for året blev godkendt.
Kontingenter 2009,
Senior helårsmedlem fra 1475 til 1550
Junior helår fra 600 til 650
Vintermedlemsskab fra 475 til 675
Vi udvider samtidigt vintermedlemsskabsperioden fra 1.10 – 31.3 til 1.10. – 30.4 (7 måneder).
Andre kontingenter er uændrede.
5. Rapportering fra udvalgene
Teknik og vedligehold
Markedsføring & Kommunikation
Poul Kjær, Morten Gransøe, Sonja Aasted, Lars Hagerup, Klaus Aagaard
åbent hus arrangement week-enden d. 18/19. April 10 -14
Standerhejsning lørdag d. 18. April kl. 12.
Plan kommer. (Husk 20 års fødselsdag)
Opdatering af hjemmesiden, Poul.
Træning & Udvikling
Camilla Damm
Samtale med nye chef juniortræner fra KB gennemføres inden længe.
Husk at alle ledere, betalte/frivillige, over 18 år skal have en børneattest Klaus/Camilla.
Festudvalg
Susan Sarsgaard, Katrine Rasmussen, Kresten Bloch
Festudvalget supplerer alle aktiviteter.
Alle medlemmer med interesse for at deltage i det frivillige arbejde omkring klubben er meget velkomne til at kontakte ledelsesgruppen. Vi er åbne overfor alle former for forslag til tiltag der kan gavne klubben.
Mvh
Ledelsesgruppen
Rudersdal Tennisklub
| 
